In un mondo dove le aziende sono sempre più smart e c’è necessità di ridurre i costi, la segretaria virtuale rappresenta una figura molto importante. Lavora direttamente da casa per uno o più clienti, svolgendo tutte le mansioni più importanti: scopriamo insieme chi è, come si assume e perché diventa importante.
Chi è la segretaria virtuale?
Il mondo sta cambiando così come gli uffici. In un momento di grande attenzione per lo smart working e imprenditori che vogliono diminuire i costi, non sempre il ruolo della segretaria viene mantenuto come il più importante. Eppure un imprenditore e chi è sempre in giro per lavoro necessita di una persona in grado di espletare determinati compiti di fiducia, rispondere a mail e telefonate in tempo reale sino a gestire l’agenda in maniera fluida.
Da qualche anno a questa parte nasce il servizio di segretaria virtuale, una persona fisica che lavora in smart working per uno o più clienti e fa le veci della segretaria come in ufficio.
Serve soprattutto ad una persona che deve ottimizzare la propria reperibilità, gestione agenda e rispondere al telefono nel momento in cui non è possibile causa viaggi e riunioni. La segretaria virtuale può essere una libera professionista professionale e preparata oppure all’interno di una agenzia che mette a disposizione più servizi a pacchetto, suddiviso in ore come da necessità.
È quindi un servizio essenziale nel momento in cui l’imprenditore non è presente oppure si trova in ufficio e ha bisogno di una persona di fiducia, tra mail – telefonate e appuntamenti. La segretaria virtuale nasce per gestire qualsiasi attività anche di interazione tecnologica con pagine social e messaggeria istantanea.
Prima di tutto è bene evidenziare che questo tipo di servizio è attivo per le ore al giorno necessarie all’imprenditore e solo in quel lasso di tempo svolgerà i suoi compiti. Che sia per un mese o per tutto l’anno, il consiglio è quello di avvalersi sempre alla stessa persona che possa avere dimestichezza con la realtà in questione nonché con le necessità del richiedente (cambiando ogni volta si dovrà spiegare i dettagli da capo, perdendo tempo prezioso).
Che cosa fa una segretaria virtuale
La segretaria virtuale come accennato è in grado di svolgere qualsiasi compito direttamente da casa. Così procedendo i costi si abbattono e vengono pagate solo le ore reali di lavoro e servizio. Tra questi si possono comprendere:
- Rispondere al telefono
- Rispondere ai messaggi delle pagine social o messaggeria istantanea
- Gestire tutto il flusso delle mail
- Organizzare tutto il flusso dell’agenda
- Compilazione moduli, preparazione documenti o gare.
I vantaggi nella scelta sono tantissimi, prima di tutto è il fatto di potersi avvalere di una figura professionale nel momento in cui c’è bisogno. Non solo, diventa una alleata in ogni circostanza di caos o assenza, il tutto gestito in maniera fluida e senza intoppi.
A livello generale questa preziosa figura:
- Sgrava da tutta la burocrazia in essere
- Evita la perdita di messaggi o telefonate, soprattutto dei nuovi clienti o potenziali tali
- Evita di confondersi tra i vari appuntamenti
- È sempre online, reperibile e a disposizione nelle ore richieste anche quando l’ufficio è chiuso e nessuno può rispondere.
Questa figura professionale del futuro è indicata soprattutto ai medici, agenti immobiliari, imprenditori che viaggiano spesso per lavoro, professionisti che hanno necessità di un alleato preparato, amministratori di condominio.
Per avere accesso a questi servizi, basterà contattare alcune professioniste freelance oppure le società che offrono questa tipologia di servizio. Una volta che arriva nelle home page dei siti ufficiali basterà chiedere il proprio pacchetto ore e poi configurare tutta la schermata della azienda o libero professionista così da abilitare la segretaria virtuale a tutte le mansioni.