L’archiviazione documenti cartacei può essere complicata quando c’è un gran numero di documenti da archiviare. Ci sono delle strategie che consentono di sopravvivere ai primi anni di gestione e di trovare tutto quello che ti serve in tempi lenti, ma ragionevoli. Questi sistemi aiutano le aziende ad avviare un percorso organizzativo di tutta la documentazione, ma è importante sapere che non sono la soluzione definitiva.
Infatti, ci si renderà conto che lo spazio non è sufficiente e si dovrà gestire l’archiviazione della documentazione in altro modo. Queste strategie, però, permetteranno di avere una base su cui fare affidamento quando ci sarà da spostare la documentazione. In più, offrono il vantaggio immediato di trovare tutto. Come passare a un’organizzazione efficiente? È presto detto!
Archiviazione documenti cartacei, partire con ordine
Da dove cominciare per mettere ordine in una marea di carta? Ecco qualche consiglio utile per non sbagliare!
1. Creare un ordine per anno
Il primo aspetto da tenere in considerazione è la data riportata su ogni singolo documento. In una prima fase, si potrà fare una prima divisione per anno. Poi, si prenderanno dei fascicoli per dividere per mese. In questo modo si avrà a disposizione anche una prima idea dello spazio necessario per poter mettere in ordine almeno le carte già presenti.
2. Inserire i fascicoli in ordine alfabetico
L’ordine alfabetico si deve trovare all’interno dello stesso fascicolo. La lettera dipenderà dal cognome del cliente e non dal nome. Così non ci si può sbagliare. Negli studi di commercialisti o di avvocati è molto importante dividere i documenti all’inizio non per anno, ma per cognome. Il motivo? I procedimenti possono essere lunghi in tribunale e una persona può essere cliente di quel professionista per molti anni. Quindi prima si divideranno le carte per cognome in ordine alfabetico e poi, all’interno, si divideranno i fascicoli per anno.
3. Dematerializzare o no?
La dematerializzazione può essere una prima semplificazione per i primi tempi, ma ha i suoi contro. Il vantaggio immediato è quello di avere il documento su schermo e subito a disposizione e… Basta! Infatti, se si rompe il computer, non è più leggibile il supporto memoria, oppure serve modificare qualcosa nel documento non si potrà fare nulla. Dematerializzare può essere però una prima soluzione per avere a disposizione modelli per moduli o se il cliente vuole tutti i documenti a lui riferiti in copia.
4. Ordinare per cercare meglio
Mettere tutto in ordine vuol dire riuscire a ottenere il documento in tempi più rapidi rispetto al solito. Con questo obiettivo si dovrebbero trovare i criteri per mettere in ordine. Se l’azienda ha bisogno di un certo tipo di documenti più di frequente, però, questi andrebbero messi sempre nelle vicinanze o in evidenza. Si può pensare di inserirli in uno scaffale centrale, oppure di metterli davanti a quelli di utilizzo e di archiviazione.
Un modo semplice per ordinare è di inserire i documenti protocollati in giornata in un fascicolo, da aprire solo a fine settimana per poi inserirlo nel faldone dove dovrebbe stare. In questo modo, non saranno necessari dei giorni di chiusura ufficio per poter gestire l’archivio e, magari, sbagliare a causa della fretta.
5. Evitare le richieste inutili
I documenti inutili sono quelli che servono per dimostrare un’azione dopo che questa è ormai finita. La richiesta di un certificato è un documento a parte, che in teoria andrebbe inserito in fascicolo. L’obiettivo è dimostrare che quella persona ha chiesto quel documento e che la procedura è stata completata. Invece, un semplice scambio di PEC risolve efficacemente il problema. Da notare che si è parlato di PEC, proprio perché ha un valore legale, mentre una mail potrebbe comunque perdersi.
Come gestire il protocollo di un documento
Il protocollo del documento è un’azione che registra materialmente il documento in archivio. Se lo stesso atto del protocollo prevede: modulo di richiesta, timbro, certificazione di rilascio, documento richiesto e attestazione di ricevuta è logico che poi si accumula carta. Per gestire il protocollo, basta richiederlo senza modulo e inserire solo la ricevuta nella certificazione richiesta. Così si saprà chi l’ha richiesta. Solo in caso di terza persona che agisce su delega, allora può essere utile avere copia della stessa delega in ufficio.
L’archivio documenti in cartaceo, e se occupa troppo?
Se non c’è soluzione ai problemi di spazio e l’idea di passare in rassegna l’archivio per trovare un solo documento è estenuante, allora serve un sistema di archiviazione semplice e automatizzato, anche per poter dimostrare le certificazioni riferite all’attività e alla sua diversità dalla concorrenza. Per questo può essere utile il supporto di una società di consulenza esperta in archiviazione dei documenti cartacei e non come SGA Srl. L’attività opera come supporto per le imprese attraverso varie strategie: spostamento della documentazione su carta, digitalizzazione e sistema avanzato in Cloud. Così aziende, enti pubblici e privati e liberi professionisti possono finalmente tirare un sospiro di sollievo!