Il software gestionale del magazzino è una risorsa fondamentale per le aziende impegnate in attività produttive e/o nella vendita. Aiuta a gestire correttamente gli stock di merce, riduce i costi operativi, migliora l’efficienza.
Vale dunque la pena presentare le caratteristiche principali di un software o programma per la gestione del magazzino, spiegando come funziona e fornendo una panoramica dei benefici che apporta.
Come funziona un software gestionale per magazzino
Come suggerisce il nome, i software gestionali per magazzini sono programmi che consentono di ottimizzare le attività di magazzino, quindi la gestione della merce nei depositi, l’evasione degli ordini e più in generale la logistica. Si caratterizzano per una interfaccia più o meno accessibile, comunque padroneggiabile con un minimo di pratica oppure con un breve percorso di formazione. Lo scopo di questi software è consentire l’utilizzo anche a chi non vanta competenze di programmazione.
Un tipico software gestionale per magazzino consente innanzitutto di tracciare in tempo reale l’inventario. Ciò significa che contengono informazioni aggiornate sulla merce presente in magazzino, sulle quantità e sulla loro corretta ubicazione.
Un altro elemento ricorrente riguarda l’automazione dei processi. Un buon software automatizza alcune attività che, altrimenti, andrebbero eseguite manualmente: l’aggiornamento delle informazioni, la compilazione degli ordini di acquisto (particolarmente utile quando le scorte scendono sotto il livello di guardia), la registrazione degli ingressi e delle uscite.
In una prospettiva di piena automazione, inoltre, i software dovrebbero integrarsi con gli altri applicativi aziendali. Il riferimento è ai software per la gestione della contabilità, per la gestione dei rapporti con i fornitori, con gli e-commerce. Insomma, con tutti quegli strumenti informatici che contribuiscono allo svolgimento delle attività e che coinvolgono direttamente o indirettamente la merce in magazzino.
Infine, un buon software di gestione del magazzino dovrebbe fornire strumenti per la reportistica, e se possibile produrre in maniera autonoma dei documenti che espongono i dati salienti. In questo modo, l’azienda può operare in modo più efficace, maturando una certa consapevolezza circa le eventuali inefficienze e confrontando le performance attuali con quelle dei periodi precedenti.
I vantaggi operativi di un software gestionale per il magazzino
L’impiego di un buon software gestionale per il magazzino apporta numerosi vantaggi di ordine operativo ed economico. Ecco una panoramica esaustiva.
- Ottimizzazione delle scorte. I software consentono di mantenere le scorte a livelli ottimali. In questo modo, si evita che scendano sotto il livello di guardia, preludio al rallentamento dell’attività produttiva o all’inefficienza nell’erogazione dei servizi. Analogamente, i software permettono di evitare i casi in cui le scorte siano eccessive, dettaglio non di poco soprattutto se la merce è deperibile.
- Aumento della produttività. La capacità dei software di tenere conto della merce presente in magazzino determina l’efficientamento delle attività produttive e/o dell’erogazione dei servizi. Gli operatori conoscono in qualsiasi momento la quantità di merce disponibile e la sua esatta ubicazione.
- Riduzione dei costi operativi. L’impiego dei software gestionale assicura il controllo sul magazzino, evitando gli sprechi ed evidenziando le inefficienze. Ciò genera un chiaro ritorno economico, che si concretizza attraverso un stringente processo di ottimizzazione dei costi.
- Miglioramento del servizio clienti. Una gestione del magazzino efficace garantisce che i prodotti siano disponibili quando i clienti ne hanno bisogno, migliorando i tempi di consegna e mantenendo elevata la qualità del servizio. Disporre del prodotto giusto al momento giusto è cruciale per la soddisfazione del cliente, con tutto ciò che ne consegue per le prospettiva di crescita dell’attività economica (retention, riprova sociale, passaparola spontaneo etc.).
Come sceglierlo
L’offerta di software gestionale del magazzino è cresciuta negli ultimi anni. Tuttavia, permangono differenze importanti lato qualità. Ecco dunque gli elementi che un eccellente software dovrebbe avere.
- Multifunzionalità. Il software deve conservare il focus sulla gestione del magazzino, ma è bene che si ponga come strumento gestionale a trecentosessanta gradi. Es. per la gestione della contabilità e delle fatture.
- Interfaccia user-friendly. E’ fondamentale che il software vanti un’interfaccia accessibile, disegnando così una curva di apprendimento dolce. Prima viene padroneggiato, prima si trasforma in un asset efficace per l’azienda.
- Supporto. E’ bene inoltre che il software sia collegato a un servizio di assistenza pronto a fornire informazioni utili sul suo impiego a pieno regime. D’altronde, stiamo parlando di strumenti abbastanza complessi.
C’è un software che, in particolare, risponde a questo identikit: Invoicex. Presente in più versioni, una delle quali completamente gratuita, si pone come hub gestionale per il magazzino, la logistica, la contabilità, la fatturazione.