Molto spesso la digitalizzazione aziende viene identificata solo con il processo che passa dagli archivi cartacei a quelli virtuali.
Naturalmente non è così: traghettare un’attività verso la digitalizzazione aziende è un processo lungo, che richiede visione, volontà di cambiamento e formazione a tutti i livelli.
Il paradosso è dietro l’angolo: si decide di digitalizzare ogni documento in formato PDF per svuotare gli archivi aziendali, ma poi si fa comunque la copia cartacea perché “non si sa mai”.
In questo articolo vedremo come si articola davvero la digitalizzazione aziende.
Digitalizzazione aziende: da dove partire
Semplificare, ottimizzare, velocizzare: queste le vere parole d’ordine per un’efficace digitalizzazione aziende.
La digitalizzazione aziende è un percorso che richiede innanzitutto una strategia: serve partire da un’attenta analisi dei processi, dei flussi e delle esigenze che possono essere soddisfatte grazie alladigitalizzazione del sistema di qualità aziendale.
Lo scopo più vero e profondo della digitalizzazione aziende quindi non è quello di dematerializzare gli archivi.
Il più importante vantaggio che la digitalizzazione aziende porta è un ripensamento globale delle strategie, un alleggerimento delle procedure ed un’apertura a nuovi modelli di business, come ad esempio l’opportunità di aprirsi all’e-commerce.
I vantaggi della digitalizzazione aziende
Il vantaggio principale relativo alla digitalizzazione aziende risiede nell’economicità.
Molti processi un tempo affidati al lavoro dell’uomo, oggi sono portati a termine con successo da meccanismi di IA (Intelligenza Artificiale).
Un esempio su tutti?
Le chatbot.
Si tratta di software impostati sul linguaggio umano, che riproducono le risposte standard e più pertinenti alle domande più frequenti del cliente nell’ambito, ad esempio, del post vendita ma anche delle domande più frequenti che il pubblico potrà avere prima di procedere all’acquisto, magari virtuale.
Avvalersi di strumenti come questo significa non solo semplificare di molto l’intero flusso di customer care (assistenza clienti), ma di renderlo economico ed efficiente grazie ad un’ automazione di processo che farà risparmiare tempo e creare conversioni, cioè acquisti.
La digitalizzazione aziende passa anche da questi strumenti.
Un altro importante strumento a disposizione per semplificare i flussi della digitalizzazione aziende è senza dubbio il CRM (Customer Relationship Management).
Questo strumento per la digitalizzazione aziende alleggerisce di molto una delle attività più impegnative, anche in termini di tempo speso, in cui solitamente si impegna la forza vendita.
Che senso ha infatti impegnare il reparto commerciale a fine mese in una lunga e noiosa attività di reportistica?
Un software CRM di qualità sarà in gradodi sollevare il personale da questa incombenza.
Non solo: una digitalizzazione aziende ben riuscita, anche in ambito CRM, porterà report e dati precisi e impaginati in modo corretto, per essere immediatamente visualizzabili.
Un CRM affidabile è uno dei pilastri della digitalizzazione aziende: si tratta di uno strumento tecnologico che semplifica la vita quotidiana del flusso di lavoro e permette al management di ottenere dati e statistiche particolareggiate, da poter analizzare in modo semplice ed immediatamente visualizzabile per prendere le migliori decisioni strategiche.
Ancora non siete convinti?
Che dire allora della semplificazione della catena di approvvigionamento e della supply chain portata da strumenti di digitalizzazione aziende come le piattaforme di condivisione file o i software per le video riunioni?
Ancora una volta ecco che la digitalizzazione aziende si rivela strumento fondamentale per semplificare i processi e migliorare la qualità del lavoro, sia quotidiano sia più strategico.
Digitalizzazione aziende: chi guida il processo?
Spesso si pensa che per ottenere una buona digitalizzazione aziende, a capeggiare il processo dovrebbe essere il management o la proprietà.
In realtà non è così.
Non lo è perchè, vista la quantità di strumenti a disposizione e la complessità dell’implementazione iniziale, è importante coinvolgere la proprietà ma solo come co-protagonista.
La vera figura che dovrebbe guidare la digitalizzazione aziende è un manager, definito nella figura del Chief Digital Officer.
Un’altra caratteristica che questo manager dovrebbe avere è senza dubbio quella di essere una risorsa in outsourcing.